Trường hợp cho mượn hồ sơ bảo hiểm thường xảy ra chủ yếu do người lao động chưa đủ tuổi đi làm nhưng muốn tham gia lao động do đó đã mượn hồ sơ của những người thân đủ tuổi để đi làm do đó, sau này khi cả hai cùng đi làm sẽ bị đóng trùng do sử dụng thông tin nhân thân (cá nhân) giống nhau.
Hiện tại, để giải quyết trường hợp trùng bảo hiểm này, các cơ quan bảo hiểm vẫn phải chờ văn bản hướng dẫn cụ thể hơn từ đơn vị chủ quản Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc từ Bộ lao động thương binh và xã hội. Tuy nhiên, có một số công văn vẫn còn hiệu lực và hướng xử lý các bạn có thể tham khảo như dưới dây:
Theo Công văn 3663/BHXH-THU Thành phố Hồ Chí Minh năm 2014, trường hợp khi bị trùng bảo hiểm do cho mượn/ mượn hồ sơ lao động, hướng dẫn xử lý như sau:
– Tại khoản 8 Mục I quy định:
8. NLĐ đã dùng hồ sơ của người khác để tham gia BHXH và hưởng các chế độ trợ cấp BHXH, nếu còn quá trình chưa hưởng thì sau khi đơn vị (hoặc NLĐ) nộp hồ sơ điều chỉnh theo đúng quy định, cơ quan BHXH thực hiện điều chỉnh hồ sơ về nhân thân đúng và thông báo cho các nơi đã giải quyết chế độ cập nhật nhân thân đúng thông qua Bộ phận chế độ BHXH.
– Tại khoản 7 Mục II công văn quy định:
7. Trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH:
7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.
NLĐ sau khi có Quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO).
7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:
– Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.
– Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/…/SO).
– Bộ phận thu nhập quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận (nếu có).
– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.
7.3. Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt…theo (PGNHS303/…/SO), thì thực hiện:
– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.
7.4. Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng nhau hoàn toàn về nhân thân mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không cho người khác mượn hồ sơ (do bị người khác lạm dụng):
– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn cứ giải quyết.
– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đã nghỉ việc không liên lạc được, thì hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ, làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như mục 7.2 trên đây “Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ”.
Như vậy, các bước thực hiện:
Bước 1. Người mượn/cho mượn nộp phạt vi phạm hành chính. Sau khi hoàn thành nộp phạt, đến cơ quan Bảo hiểm xin điều chỉnh lại hồ sơ nhân thân cho trùng khớp.
Bước 2: Bảo hiểm xã hội sẽ xác minh và làm thủ tục để điều chỉnh lại thông tin nhân thân cho người lao động.
Trong trường hợp không liên lạc được người mượn thì người cho mượn sẽ:
– Viết Đơn đề nghị (mẫu D01-TS) tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được
– Cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.
Sau đó Cơ quan BH sẽ xử lý và khóa quá trình tham gia BHXH, lập biên bản hủy sổ.
Trong trường hợp mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ BHXH 1 lần và BHTN:
Cơ quan BH sẽ khóa quá trình tham gia BHXH, lập biên bản hủy sổ (nếu còn).
Tuy nhiên, ngày 31/05/2022, Bộ lao động thương binh và xã hội có ra một Công văn mới số 1767/LĐTBXH-BHXH về việc người lao động mượn hồ sơ của người khác để giao kết hợp đồng lao động thì trình tự xử lý chưa nêu rõ ràng như có mục đáng chú ý đó là:
1. Trường hợp người lao động mượn hồ sơ của người khác để giao kết hợp đồng lao động là hành vi vi phạm nguyên tắc “trung thực” theo quy định tại khoản 1 Điều 15 của Bộ luật Lao độngvà vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 2 Điều 16 của Bộ luật Lao động. Căn cứ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 49 của Bộ luật Lao độngđây là trường hợp hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ.
2. Thẩm quyền tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu và xử lý hợp đồng vô hiệu được thực hiện theo quy định tại Điều 50, Điều 51 của Bộ luật Lao độngvà mục 3 Chương III của Nghị định số 145/2020/NĐ-CPngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động. Theo đó, Tòa án nhân dân có quyền tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu. Việc xử lý hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ do người giao kết không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động được thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 51 của Bộ luật Lao động và Điều 10 của Nghị định số 145/2020/NĐ-CP. Tại khoản 4 Điều 10 của Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định: “Các vấn đề khác liên quan đến việc xử lý hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ do người giao kết không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự”.
– Tại điều 401 và 402 của Bộ luật Tố tụng dân sự quy định về việc yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu như sau:
Điều 401. Yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu
1. Người lao động, người sử dụng lao động, tổ chức đại diện tập thể lao động, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền yêu cầu Tòa án có thẩm quyền tuyên bố hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu khi có căn cứ theo quy định của Bộ luật lao động.
2. Đơn yêu cầu của người lao động, người sử dụng lao động, tổ chức đại diện tập thể lao động, văn bản yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải có các nội dung quy định tại khoản 2 Điều 362 của Bộ luật này.
Điều 402. Xem xét yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu
1. Thời hạn chuẩn bị xét yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu là 10 ngày, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu là 15 ngày, kể từ ngày Tòa án thụ lý đơn yêu cầu. Hết thời hạn này, Tòa án phải ra quyết định mở phiên họp để xét đơn yêu cầu.
2. Sau khi thụ lý đơn yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu, Tòa án có trách nhiệm gửi thông báo thụ lý cho người có đơn yêu cầu, người sử dụng lao động, tổ chức đại diện tập thể lao động và Viện kiểm sát cùng cấp.
3. Trong thời hạn chuẩn bị xét đơn hoặc văn bản yêu cầu, nếu người yêu cầu rút yêu cầu thì Tòa án ra quyết định đình chỉ việc xét đơn, văn bản yêu cầu.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày ra quyết định mở phiên họp, Tòa án phải mở phiên họp để xét yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu.
Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ra quyết định mở phiên họp, Tòa án phải mở phiên họp để xét yêu cầu tuyên bố thỏa ước lao động tập thể vô hiệu.
5. Khi xét đơn yêu cầu, Thẩm phán có thể chấp nhận hoặc không chấp nhận yêu cầu tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu.
Trường hợp chấp nhận yêu cầu thì Thẩm phán ra quyết định tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu. Trong quyết định này, Tòa án phải giải quyết hậu quả pháp lý của việc tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu.
6. Quyết định tuyên bố hợp đồng lao động vô hiệu, thỏa ước lao động tập thể vô hiệu phải gửi đến người có đơn hoặc văn bản yêu cầu, người sử dụng lao động, tổ chức đại diện tập thể lao động và cơ quan quản lý nhà nước về lao động nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cùng cấp trong trường hợp có liên quan đến doanh nghiệp không có trụ sở chính tại Việt Nam.
Do đó, trường hợp cho mượn hồ sơ lao động để giao kết hợp đồng lao động và tham gia bảo hiểm là vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động theo Khoản 1 điều 15 Bộ luật lao động 2019 “Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực”. Như vậy, đã vi phạm đó là không trung thực trong quá trình giao kết hợp đồng lao động.
Khi vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động thì hợp đồng lao động đó là vô hiệu toàn bộ. Để tuyên hợp đồng lao động vô hiệu chỉ có tòa án mới có thẩm quyền. Như vậy, người lao động phải làm đơn yêu cầu tòa án tuyên hợp đồng đó là vô hiệu và các vấn đề khác liên quan đến việc xử lý hợp đồng lao động vô hiệu toàn bộ do người giao kết không đúng thẩm quyền hoặc vi phạm nguyên tắc giao kết hợp đồng lao động thuộc thẩm quyền giải quyết của Tòa án sau đó.
Chính vì vậy, cách xử lý và thủ tục để xử lý trường hợp Người lao động cho mượn/ mượn hồ sơ lao động sau đó bị trùng đóng bảo hiểm hiện tại vẫn chưa có công văn hướng dẫn cụ thể. Nếu yêu cầu tòa án tuyên Hợp đồng lao động đó vô hiệu rồi thì quá trình bảo hiểm đó sẽ như thế nào? Sẽ hủy bỏ toàn bộ hay vẫn ghi nhận cho người lao động? Nếu hủy bỏ toàn bộ, thì Người sử dụng có được nhận lại số tiền đã đóng cho người lao động trong suốt quá trình đó hay không? Trong trường hợp vi phạm này người mượn/ cho mượn có bị xử phạt vi phạm hành chính nữa hay không?
Những câu hỏi này vẫn còn bỏ ngỏ do đó những trường hợp đóng trùng bảo hiểm do mượn hồ sơ lao động hiện tại vẫn đang bị “treo” và cơ quan bảo hiểm vẫn chưa có cách xử lý cho người lao động.
Do đó, người lao động nên cẩn thận và chú ý, không nên cho mượn/ mượn hồ sơ để đi làm việc để tránh trường hợp không thể xử lý được và ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của chính mình.
