Chào các bạn, chủ đề ngày hôm nay mình chia sẻ đó là Cơ hội nghề nghiệp đối vị trí Hành chính vì mình nhận được một câu hỏi như thế này: Chị ơi, chị giải đáp giúp em nhân viên hành chính (thuộc bộ phận hành chính nhân sự) có cơ hội nghề nghiệp như thế nào ạ?
Có lẽ đây là người đầu tiên hỏi mình về cơ hội nghề nghiệp của mảng hành chính mà không phải của nhân sự. Vì sự đặc biệt đó nên mình dành bài Podcast ngày hôm nay cho riêng bạn ấy và cho những bạn đôi khi còn phân vân giữa hành chính và nhân sự hoặc phân vân giữa con đường hành chính hay tuyển dụng.
Trên thực tế, có lẽ bạn nào đã từng làm nhân sự thì cũng rất ngại với vị trí Hành chính hoặc các công việc hành chính vì vị trí này cảm giác như không được coi trọng, không được làm nhiều việc quan trọng trong công ty thậm chí còn cảm giác là công việc con mọn hay là chân sai vặt cho các bộ phận phòng ban khác. Đây cũng là một lý do để những bạn làm nhân sự thường không thích mảng hành chính, nếu né được chắc các bạn cũng muốn né xa cả ngàn dặm luôn.
Cũng có nhiều quan điểm cho rằng hành chính và nhân sự là hai lĩnh vực khác nhau, không liên quan đến nhau và thông thường doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm chi phí nên khoặc hai vị trí này vào với nhau và bắt một cô bé hay một anh chàng nào đó với cái tên vị trí hành chính nhân sự để kiêm tất cả mọi việc từ hành chính đến nhân sự giống y như cái tên của nó vậy.
Đó là những quan điểm ở ngoài kia còn hôm mình sẽ chia sẻ góc nhìn của mình tới các bạn. Không biết có bạn nào đang nghe bài podcast này của mình mà đã từng hỏi mình là: em mới ra trường, chưa có kinh nghiệm nhưng muốn làm về nhân sự thì em nên bắt đầu từ vị trí nào ạ? Và đã được mình chia sẻ lại là: em đi theo bất kể con đường nào mà em có cơ hội nhưng nếu được thì hãy đi theo con đường hành chính đi lên. Vì sao mình lại nói như vậy.
Vì mình cũng là người đi như thế và cũng đã quan sát trên thực tế. Nếu bạn đi theo tuyển dụng thì gần như bạn sẽ phát triển theo tuyến tuyển dụng, sau này có thể sẽ là tuyển dụng – đào tạo. Nhưng hướng đi này sẽ không gần với những công việc giấy tờ, văn bản, chính sách, công lương nếu sau này bạn muốn làm nhân sự tổng hợp hoặc lên vị trí Trưởng phòng nhân sự. Lẽ tất nhiên, không có gì là không thể nhưng cơ hội từ mảng tuyển dụng đi lên và đi sâu vào các mảng khác của nhân sự, với mình mình thấy không nhiều. Đặc biệt, hiện nay rất nhiều công ty chuyên lĩnh vực tuyển dụng mọc lên, khi vào làm vị trí đó, gần như bạn là một nhân viên kinh doanh trong lĩnh vực nhân sự dù các bạn có vị trí với tên gọi là Chuyên viên tuyển dụng hoặc chuyên nhân sự.
Chính vì vậy, mà mình nói nếu bạn đi theo hướng tuyển dụng thì sau này chuyển hướng sẽ có sự hạn chế hơn so với vị trí Hành chính. Bởi vị trí hành chính bạn sẽ được tiếp xúc với nhiều mảng công việc hơn, bạn làm việc với nhân viên công ty, với các bộ phận phòng ban, với những công việc giấy tờ rồi có thể là đá thêm chấm công, bảo hiểm, tính lương,… tất cả những công việc đó là nền tảng của một người làm nhân sự chuyên sâu hơn.
Hàn lâm và lịch sử một chút thì nếu bạn nào đã học hay tìm hiểu về quá trình phát triển của quản trị nhân sự thì sẽ thấy là trước đây, vị trí nhân sự cũng chỉ đơn thuần là thừa hành và thực hiện những công việc của ông chủ giao cho, kiểu chỉ đâu làm đó và thường là những công việc giấy tờ, văn bản. Sau này, cùng với sự phát triển của kinh tế, quan điểm về con người trong lao động cũng được nghiên cứu và thay đổi dần nên người ta chú trọng hơn đến tâm lý, nhu cầu và sự phát triển của người lao động, do đó vai trò của người làm nhân sự cũng thay đổi. Người ta chú trọng đến yếu tố nhân sự (con người) hơn yếu tố hành chính (giấy tờ, mệnh lệnh). Cho nên nếu nói hành chính và nhân sự không liên quan gì đến nhau, khác nhau hoàn toàn thì mình cho là chưa hợp lý. Và lịch sử phát triển như thế, thôi thì mình cứ men theo dòng lịch sử để chọn con đường đi cho mình khi mà mông lung muôn ngả và tin tuyển dụng thì chỗ nào cũng cần kinh nghiệm 1-2 năm thậm chí còn yêu cầu chi tiết hơn là 1-2 năm kinh nghiệm làm nhân sự trong lĩnh vực A, B, hoặc C nữa. Cơ hội đã hẹp nay lại còn eo hơn nữa cơ chứ. Đúng là cuộc sống không giống như cuộc đời mà.
Hiện nay, trên thực tế, ở những công ty nhỏ, khối lượng công việc chưa nhiều, sự chuyên môn hóa chưa cao thậm chí là chưa cần thiết thì người sử dụng lao động vẫn dành tặng cho chúng ta một vị trí là vị trí hành chính nhân sự. Và đúng theo tên gọi của nó, chúng ta làm cả hành chính và nhân sự tổng hợp luôn.
Thông thường, ở những công ty lớn, khối lượng công việc nhiều, chuyên môn hóa cao thì họ mới có riêng bộ phận Hành chính, gần như tách biệt với bên nhân sự và như vậy sẽ không có chuyện bạn ở phòng nhân sự mà vừa làm tuyển dụng, vừa đi chấm công của từng người. Hay không có chuyện bạn ở phòng hành chính mà đang ngồi sắp xếp văn bản lại đi tính KPI cho người lao động. Đây là lợi thế khi các bạn làm ở những công ty lớn và thích sự tách bạch giữa hành chính và nhân sự.
Với mình, vị trí hành chính là một vị trí khá thú vị nhưng nó chỉ thú vị nếu bạn là người theo xu hướng thích chăm sóc và quan tâm người khác. Vì bạn biết đấy, nhà vệ sinh không xả được nước cũng sẽ đến tay bạn, thẻ ra vào của người lao động hôm qua còn quẹt ngon lành mà nay không tín hiệu thì bạn cũng sẽ phải xử lý, rồi sếp bảo tìm công văn số xyz của năm 1 nghìn 9 trăm bao nhiêu đó bạn cũng phải tìm như nào cho nhanh nhất và cất đi gọn lẹ nhất để rồi lần sau sếp có hỏi thì lôi ra cũng không làm đổ chồng văn bản bên trên. Bạn sẽ là người chăm lo bữa ăn cho nhân viên, cho cả sếp nữa, bạn phải kiểm tra vệ sinh, chuẩn bị phòng họp và hậu cần các sự kiện. Hay mua sắm một cái bút đến hàng chục dàn máy tính cho người lao động làm việc cũng sẽ là bạn.
Nói chung không có bạn kể cả ở công ty lớn hay nhỏ thì khó mà trơn tru công việc được vì ai cũng ngại làm mấy công việc “tiêu tiền” và làm dâu trăm họ này. Nếu bạn không yêu thích những công việc mang tính phục vụ và dịch vụ này thì sẽ rất khó để đi lâu dài với nghề.
Thế nên, để nói về cơ hội là không thiếu cho vị trí này nhưng bạn cũng cần sự nhiệt huyết, đam mê và không ngại những việc nhỏ nhặt. Bạn có thể bắt đầu với vị trí nhân viên hành chính rồi Chuyên viên hành chính, Phó phòng, trưởng phòng hành chính và sau đó là Giám đốc hành chính nếu bạn có năng lực quản lý công việc và quản lý chi phí tốt. Nhưng những vị trí cấp cao thì thường chỉ những công ty lớn mới phát sinh còn công ty nhỏ và vừa, thường dừng lại ở vị trí nhân viên hoặc chuyên viên hành chính thôi.
Một điểm lưu ý thêm cho những bạn muốn định hướng làm nhân sự từ vị trí hành chính đó là khi bạn đã thành thạo vị trí hành chính, bạn có thể xin sếp được làm thêm các mục công việc khác của nhân sự để bạn mở rộng cơ hội và đi sâu vào nhân sự nếu bạn muốn. Thậm chí không cần xin đâu, bạn làm tốt vị trí hành chính của mình là sẽ auto có người giao thêm việc cho bạn vì bạn biết đấy, thường những công ty tầm trung trở xuống mà chưa phân định rõ hai mảng hành chính và nhân sự thì khi có biến động về nhân sự và không có ai làm thì người làm hành chính, chính là người được giao nhiệm vụ lấp chỗ trống đầu tiên cho đến khi có người mới thay thế. Đó cũng là lý do mình nói làm hành chính có cơ hội được tiếp xúc và làm về nhân sự nhanh và nhiều hơn là con đường tuyển dụng.
Nếu bạn làm về mảng nhân sự, những văn bản pháp luật bạn cần quan tâm nhiều hơn về lao động, bảo hiểm, thuế, rồi các công cụ đánh giá như KPI, BSC, về tâm lý con người thì đối với vị trí hành chính bạn cần quan tâm nhiều hơn đến văn thư lưu trữ, An toàn vệ sinh lao động, công đoàn rồi các tiêu chuẩn như 5S.
Bất kể vị trí nào nếu bạn làm tốt và có sự yêu thích, luôn không ngừng học hỏi, nâng cấp bản thân thì bạn luôn có cơ hội.
Chúc bạn tìm được đúng hướng và đi đúng đường.
Link podcast các bạn có thể nghe tại Youtube tại đây nhé.
